POP3-Server (Post Office-Protokoll 3)

Diese Server bewahren eingehende Email-Nachrichten so lange auf, bis Sie Ihre E‑Mail überprüfen. In diesem Moment werden die Nachrichten auf Ihren Computer übertragen. Normalerweise werden die Nachrichten vom Server gelöscht, wenn Sie Ihre E‑Mail überprüfen. Über die Erweiterten Einstellungen Ihres Email-Programmes können Sie bei der Übermittlung festlegen, ob eine Kopie der Nachrichten auf dem Server   bleiben soll und wann diese optional gelöscht werden muss. Letztere Einstellung sollten Sie zusätzlich einrichten, damit Ihr Postfach weiterhin Emails annehmen kann und nicht die Speicherbegrenzung ausgeschöpft wird.

Hauptvorteile von POP3 sind hohe Geschwindigkeit und die Möglichkeit, offline (ohne Internetverbindung) auf diese E-Mails nach dem Herunterladen über einen Computer zu zugreifen.

IMAP-Server (Internet Message Access-Protokoll)

Diese Server ermöglichen Ihnen das Arbeiten mit Email-Nachrichten, ohne sie zuerst auf den Computer herunterzuladen. Sie können Nachrichten direkt auf dem Email-Server als Vorschau anzeigen, löschen und verwalten. Kopien werden so lange auf dem Server gespeichert, bis Sie sie löschen. IMAP wird häufig für Email-Konten in Unternehmen verwendet.

Hauptvorteile von IMAP sind die Benutzung Ihres Postfaches von verschiedenen Computern aus und die Möglichkeit , verschiedene Benutzer gleichzeitig auf dieses Konto Zugriff zu gewähren.

Nachteile sind die etwas niedrigere Geschwindigkeit und die Einschränkung, dass nicht alle Email-Programme die Bearbeitung der Emails offline (ohne Internetverbindung) ermöglichen. Ferner ist es gegebenenfalls erforderlich, Emails vom Server manuell zu löschen, um Speicherplatz freizugeben.

SMTP-Server (Simple Mail Transfer-Protokoll)

Dieser Postausgangsserver übernimmt das Senden von Email-Nachrichten über das Internet. Ein SMTP-Server verarbeitet nur die ausgehenden Email-Nachrichten und wird in Kombination mit einem POP3- oder IMAP-Posteingangsserver verwendet.